الف: تاریخچه و معرفی سیستم ها و کارکرد های آن ها
مدیر نخستین وبزرگترین تصمیم گیرنده در سازمان است که در تمام فعالیتهای وی فرایند تصمیم گیری وجود دارد با توجه به تغییرات سریع وپیچیدگی محیطی که مدیران در آن به فعالیت مشغولند استفاده از سیستم های اطلاعاتی مناسب برای مدیران امری حیاتی است.این تغییرات می توانند بر تصمیم گیری یک مدیر به اشکال گوناگون تاثیر بگذارند:
توسعه فناوری وسیستم های ارتباطی باعث بوجود آمدن تعداد راهکارهای بیشتر می شود.
پیچیدگی وحجم عملیات اتوماسیون و…باعث بوجود آمدن خطا در چندین بخش سازمان شده که هزینه زیادی ناشی از خطای بوجود آمده به سازمان تحمیل می شود.
امکان دارد دسترسی به اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری مشکل باشد در حالیکه باید به سرعت تصمیم ها گرفته شوند.
افزایش بازارهای جهانی ، مصرف کنندگی ، مداخله دولت وکاهش ثبات سیاسی، عدم قطعیت در مورد آینده را به دنبال دارند.
مدیران وحمایتهای کامپیوتری:
امروزه فناوری های کامپیوتری به شکل گسترده ای در فعالیتهای مدیران نفوذ کرده و میتوانند بازه ای از پردازش های مراوده ای تا بررسی و تجزیه وتحلیل و حل مسایل را پوشش دهند وبطور کلی در مهمترین وظیفه یک مدیر یعنی تصمیم گیری به کمک وی بیایند.
دلایل نیاز به سیستم های مکانیزه حمایت از تصمیم:
محدودیتهای فکری بشر در پردازش و ذخیره سازی: چون توانایی ذهن بشر در پردازش ذخیره ودسترسی به اطلاعات محدود است با استفاده ازاین سیستمها می توانیم این محدودیت را برطرف کنیم.
محدودیت های دانش: اگر برای حل یک مساله نیاز به اطلاعات و دانش های متنوعی باشد توانائی یک فرد در حل آن مسئله محدود می باشد و اگر بخواهیم از چندین متخصص در هر زمینه استفاده کنیم هماهنگی وارتباط بین این افراد مشکل خواهد بود. سیستمهای کامپیوتری این مشکلات را حل کرده ومی توانند به سرعت به حجم زیادی از اطلاعات دسترسی پیدا کرده و آنها را پردازش کنند همچنین می توانند هماهنگی و ارتباط بین اطلاعات و افراد را آسان کنند.
کاهش هزینه: حمایت کامپیوتری باعث کاهش تعداد افراد گروه می شود وامکان برقراری ارتباط از مناطق مختلف را برای اعضای گروه فراهم می سازد و همچنین باعث افزایش بهره وری بخش ستادی می شود که همه این موارد منجر به کاهشهزینه خواهد شد.
حمایت فنی: کامپیوترها می توانند به سرعت و به شکل مقرون به صرفه ای داده های لازم را جستجو و ذخیره کنند یا انتقال دهند.
حمایت از کیفیت: سیستمهای کامپیوتری با اجرای سریع شبیه سازی های پیچیده به مدیران کمک میکنند تا امکان ها و راهکارهای گوناگون را بررسی و تاثیرات مختلف را به سرعت و مقرون به صرفه ارزیابی کنند و از این طریق کیفیت تصمیم ها را بالا ببرند.
سیستمهای اطلاعاتی، سیستمهایی هستند که اطلاعات را برای اهدافی خاصگردآوری، پردازش، ذخیره سازی، تجزیه و تحلیل و توزیع می کنند . هر سیستم اطلاعاتی مرکب از سخت افزار، نرم افزار، داده ، رویه و افراد می باشد .
سیستمهای اطلاعاتی اغلب توسط شبکه های الکترونیکی با یکدیگر در تماس هستند که اتصال این شبکه ها می تواند به صورت سیمی و یا بدون سیم باشد . ( enterprise wide IS ) اگر چنین شبکه ای در تمام سازمان و برای تمام افراد مهیا باشد به آن سیستم اطلاعاتی سطح سازمانی می گویند .
در تقسیم بندی بر حسب سطوح سازمانی سه نوع IS خواهیم داشت :
سیستمهای اطلاعاتی وظیفه ای
سیستمهای اطلاعاتی سطح سازمانی
سیستمهای اطلاعاتی بین سازمانی
در طبقه بندی برحسب نوع حمایتی که ارائه می کنند IS ها به چند دسته عمده تقسیم می شوند :
TPS ها (سیستم پردازش مبادلات): تراکنشهای عمده کسب و کار را پردازش می کنند.
MIS ها (سیستمهای اطلاعاتی مدیریت): اطلاعات روتین را جهت برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل ارائه میدهند. سیستمی منسجم برای تهیه اطلاعات به منظور حمایت از برنامه ریزی ، کنترل وعملکرد سازمان است که از طربق ارائه گزارشهای خاص مدیریتی وظایف مدیریت میانی را پوشش می دهد.
OAS ها (سیستمهای اتوماسیون اداری): بهره وری کارکنان اداری را افزایش می دهند؛
سیستمهای ارتباطی و همکاری: کارکنان و مشتریان را قادر به برقراری تعامل و انجام کار با یکدیگر می سازند؛
دسته بعدی فناوری های حمایت از تصمیم هستند که عبارتند از:
سیستم حمایت از تصمیم (DSS)
سیستم حمایت از تصمیم گروهی (GDSS)
سیستمهای اطلاعات مدیریت عالی (EIS)
سیستمهای خبره (ES)
شبکه های عصبی مصنوعی (ANN)
سیستمهای حمایت ترکیبی
DSS ها (سیستمهای پشتیبان تصمیم گیری): مدلها و داده ها را جهت حل مسائل نیمه ساختار یافته یا بدون ساختار ترکیب می نمایند و نیازمند حضور فعال کاربر می باشند. این سیستمها از تصمیم گیرندگان نهایی سازمان و مدیران پشتیبانی به عمل می آورند؛
مفهوم سیستمهای حمایت ازتصمیم (DSS)
این سیستم ها، منابع انسانی (آگاهی های فردی) را با قابلیت های کامپیوتری ترکیب میکنند تا باعث ارتقاء کیفیت تصمیم گیری ها مخصوصاً در مورد مسائل نیمه ساخت یافته شوند.
مزایای DSS
کیفیت بالاتر تصمیم گیری
بهبود ارتباطات
کاهشهزینه
افزایش بهره روی
صرفه جوئی در زمان
بهبود رضایت مشتری وکارمند.
ESS ها (سیستمهای پشتیبان مدیران اجرایی): از تصمیمات مدیران اجرائی حمایت به عمل می آورند؛
GDSS ها (سیستمهای پشتیبان تصمیم گیری گروهی): از فرایند کاری گروه (شامل آنهایی که در مکانهای مختلف هستند) حمایت به عمل می آورد؛ حجم زیادی از تصمیمات اصلی سازمان توسط گروهها گرفته میشود ازانجاییکه گرداوری یک گروه در یک مکان و زمان معین مشکل وهزینه بر است و بر گزاری این جلسات گروهی نیز زمان زیادی را میطلبد ونتایج تصمیم گیریها در حد متوسط است برای رفع استفاده می شودکه عنوانهای مختلفی مانند سیستمهای حمایت (IT) این مشکلات از فناوری اطلاعات
سیستم اطلاعات مدیریت عالی (EIS)
این سیستمها برای اهداف زیر بوجود آمده اند:
ایجاد دیدگاهی سازمانی از عملیات سازمان
ایجاد یک واسطه نزدیک به کاربر در انواع سبکهای تصمیم فردی
تهیه کنترلهای کارا وبه موقع
دسترسی سریع به اطلاعات دقیق
متمایز، فشرده ودنبال کردن داده ها واطلاعات حساس
تعیین مسائل
ES ها (سیستمهای خبره): دانشذخیره شده متخصصان را برای افراد غیر متخصصعرضه میکند؛
در این نوع از سیستم، خبرگی وتخصص از فرد متخصص به کامپیوتر منتقل می شود . این دانش در کامپیوتر ذخیره می شود وهنگام نیاز کاربر از ان استفاده می کند
ES میتواند مانند یک متخصص به خوبی استنباط کند وبه نتیجه مناسبی برسد
Neural Network ها (سیستمهای عصبی ): از موارد تاریخی حتی با اطلاعاتی مبهم و ناقصمی آموزد؛ در فناوریهای قبلی از اطلاعات ودانش موجود در کامپیوتر که از افراد متخصص گرفته میشود استفاده می کردیم ولی چون دسترسی به اطلاعات به سادگی امکان پذیر نیست تصمیم گیرندگان باید از تجربه های خود در شرایط گوناگون گذشته استفاده کنند .در این سیستم کامپیوتری امکان یادگیری از تجربه های گذشته وجود دارد وبه این طریق مسایل حل میشود
BI و سیستمهای هوشمند جمع ESS ،DSS ها (هوشمندی کسب و کار): حجم عظیمی از داده ها را جهت تجزیه و تحلیل توسط آوری کرده و به کار میگیرد .
